Waarom goede oplossingen toch kunnen falen

Wellicht kent u het wel. Een vastberaden team zwoegt maanden, soms zelfs jaren, om een nieuw systeem aan alle eisen te laten voldoen. Toch wordt de oplevering niet omarmt door de organisatie en blijft het oude systeem leidend. Hoe kan een technisch solide oplossing toch falen?

Of het nu PLM- of een ander verander project betreft, vaak richt het plan van aanpak zich voornamelijk op wat er gaat veranderen en nauwelijks op hoe deze verandering geaccepteerd gaat worden door de organisatie. Dit is immers vanzelfsprekend. Zonder een inhoudelijk goede oplossing valt er überhaupt niets te veranderen. Toch is het een valkuil om ervan uit te gaan dat een goede oplossing geaccepteerd zal worden. Het is dan ook mijn doelstelling om het belang van de “hoe” te benadrukken en welke stappen ondernomen kunnen worden om de valkuil te omzeilen.

Opzet

Het begint met een reflectie van de organisatie – een Health Check. Dit helpt met het inschatten of de organisatie klaar is voor de verandering en geeft inzicht in aspecten die het uitrollen van een project kunnen belemmeren. Denk aan aspecten als een bedrijfscultuur die de visie van de organisatie niet ondersteund, óf een groot aantal product segmenten, elk met eigen processen. Inzicht in aspecten als deze helpen om weerstand tegen de verandering voor te zijn en daar vroegtijdig op te kunnen sturen.

Visie

Het belang van een goede visie mag niet onderschat worden. Een visie schept duidelijkheid en legt de grondslag voor al het werk binnen de organisatie. Een visie waar mensen achter staan motiveert en verhoogt productiviteit. Dus wanneer er een verandertraject plaatsvindt is het belangrijk om te weten hoe deze verandering bijdraagt aan de visie van het bedrijf. Starten we een PLM traject om Time-To-Market in te korten en zo een hogere marge te realiseren, óf structureert PLM de processen en product informatie zodat we efficiënt en zonder incidenten onze producten kunnen leveren? Om onze visie – bijvoorbeeld operational excellence – te kunnen realiseren.

Ook helpt een visie tijdens het project. Wanneer we een duidelijk doel voor ogen hebben is het makkelijker deze doelstellingen als milestones in het project te verwerken. Op basis van deze doelstellingen wordt het maken van beslissingen en prioriteren van taken vereenvoudigd. Ooit wel eens een project meegemaakt dat doorslentert en het maken van beslissingen onmogelijk lijkt? Hoogstwaarschijnlijk ligt hier het gebrek van een duidelijke visie ten grondslag.

Projectaanpak

Met een goede basis op zak wordt het tijd om het project op te tuigen. Vaak wordt een planning gemaakt dat in grote lijnen de technische aspecten, budget en planning beschrijft. Mocht de project aanpak beschreven staan, dan beperkt dit zich vaak tot enkele alinea. Maar hoe houden we project leden ijverig en gedreven? Hoe maken we beslissingen zonder backlash? Hoe betrekken we stakeholders en houden we ze enthousiast? Wat de aanpak ook wordt, zorg voor transparantie en een opzet dat mensen de autoriteit en middelen geven om het project succesvol te maken. Neem bijvoorbeeld scope-wijzigingen. Een Agile framework als project aanpak (zoals SCRUM) is zeer populair en streeft naar flexibiliteit – wendbaar blijven ondanks veranderingen in het project. Maar heeft het team wel het mandaat om scope wijzigingen door te voeren en dus iets anders op te leveren dan initieel afgesproken en gebudgetteerd? Vaak is dit niet het geval. Daarom streven wij binnen TECHNIA ernaar dat de Product Owners (veelal Project Managers bij de klant) het mandaat hebben kleine wijzigingen door te voeren. Komt er een nieuwe taak bij? Geen probleem. Dan komt de laagst geprioriteerde taak buiten scope te staan. Is de wijziging dusdanig groot? Dan hebben wij daar een alternatief proces voor.

Zoals meer invloed op het project een gevoel van eigendom opwekt, zo ook helpt een transparante aanpak om begrip op te wekken voor beslissingen die genomen worden. Mijn ervaring leert dat dergelijke opzet van het project voor een goede relatie tussen projectleden en stakeholders zorgen en de inzet en enthousiasme van beide partijen verhoogt.

Quick wins

Om ervoor te zorgen dat de verandering aan het eind van een project omarmt wordt is het belangrijk gedurende het project de stakeholders op de hoogte en enthousiast te houden. Streef daarom zo veel mogelijk om “quick wins” te delen. Voortgang is positief, dus presenteer het ook als dusdanig. Mensen bekend met SCRUM kennen de Sprint Reviews – een periodieke samenkomst van het project team en stakeholders om voortgang te bespreken – en ook al is dit een grote favoriet van mij, te vaak zie ik hier een droge samenvatting van de technische taken die zijn verricht. Een samenvatting is niet hetzelfde als het bespreken van voortgang. Het is een onderdeel ervan. Maak duidelijk hoe de taken die zijn afgerond bijdragen aan de doelstelling die het team probeert te behalen. Zorg dat de voortgang die geboekt is ook zichtbaar is voor de stakeholders. Dit wekt enthousiasme op dat weer door gecommuniceerd wordt naar collega’s en zo, beetje bij beetje, helpen de verandering te omarmen.

Een interessante invulling van streven naar quick wins is de zogeheten Minimum Viable Product (MVP) methode. De MVP aanpak heeft als doel een oplossing zo snel als mogelijk in productie te nemen met de minimaal noodzakelijke features. Het idee erachter is tweeledig; de gebruiker krijgt snel een basisoplossing en merkt dat die oplossing steeds beter wordt, en tegelijkertijd wordt er vroegtijdig feedback verzameld van gebruikers om weer te verwerken in de nieuwe releases.

Op deze manier raken mensen meer en meer betrokken bij het implementatieproject. Een absolute aanrader bij het aanvliegen van complexere implementatie PLM projecten en door TECHNIA al meerdere keren succesvol toegepast.

Reflectie

Oké, we zijn bewust hoe we de oplossing een succes laten worden en hebben daar enkele stappen voor. Maar hoe motiverend je visie ook is, hoe transparant de projectaanpak of betrokken de stakeholders, wanneer blijkt dat de oplossing niet omarmt wordt is het belangrijk om hier snel inzicht in te krijgen. Om te polsen hoe de organisatie tegen het project aan kijkt sturen wij daarom op een aantal momenten in het project een korte enquete uit. Zoals na het behalen van belangrijke milestones. Is de feedback positief, dan kan dit stimulerend werken voor het project team. Ook is het een indicatie dat de huidige werkwijze werkt. Pakt het anders uit en is er juist kritiek, dan is dit waardevolle input om wat mee te doen.

Tot slot

Ieder project streeft ernaar dat hun oplossing aan het einde van de rit met open armen ontvangen wordt. Of het nu een technische implementatie is of een proces verandering, wees bewust hoe deze verandering geaccepteerd gaat worden door de organisatie.

Meer weten over onze projectenaanpak?
Volg dan het on-demand webinar.
Kijk hier het webinar.